故障記録は”未来の稟議書”──記録が予算を動かす

ご安全に！まんぬです👷‍♂️⚡

故障記録を「書かされるもの」だと思っている人、案外多いです。

上から記録を残せと言われるから書いてる。でも誰もそのファイルを開かない。

書いた本人すら、二度と見返さない・・・

タイムカプセルと間違えてないですか？🤪

故障記録は本来、

「設備更新の予算を通す」

「人員を増やす根拠にする」

「メーカーに改善を要求する」

ための武器です。未来の稟議書なんです。

「上に話が通らない」と嘆く前に、通すための弾（データ）を持っているかどうか。

記録を武器に変える考え方を、この記事で整理します。

「3年で5回壊れてます」が言えるかどうか

上に設備更新を提案するとき、「もう古いので更新したいです」だけでは通らない現場も多いと思います。

これだけだと、「まだ動いてるでしょ」、「延命しろ」で終わってしまいますからね。

ワイも何回言われたか分かりません、まだ動いてるでしょ。

いやね、動いてはいるけど、もう瀕死なのよ😇

どうすれば話が通るようになるか。

結論としては、
「この設備は3年で5回故障しています。累計停止時間は40時間です。」
と言えたら、話が変わります。

そうすると、上は「それはまずいな」となります。
現場の「ヤバい」を、上が判断できる数字に翻訳できた形になります。

No1記事でも書いてますが、これが保全の記録の仕事です。

さらに金額で出せれば最強です。

「停止損失の累計は○○万円です。更新費用より高くつきます。」
これが言えたら稟議はほぼ通ります。

ただ、金額の算出が難しい場合が多いです。

・停止1時間あたりの損失額が分からない。
・間接損失まで含めると計算が複雑になる。
・経理や生産管理が持ってればまだいいですが、そもそも算出出来ていないパターンも多々あると思います。

金額が出せなくても大丈夫です。

「3年で5回、累計停止時間40時間」。これだけでも十分に武器になります。
停止時間は金額より分かりやすいですし、保全として、上が「それはまずい」と判断する材料には十分です。

ただし、この数字を出すには故障記録が整理されている必要があります。
「原因不明」を放置しない：分類して次の一手を決めるで書いた「原因不明の故障が3年で5回」も同じです。
記録があるから言える。
記録がなければ「最近故障が多くて」になってしまいます。

これで稟議が通ったことは、ワイの経験では一度もないです🙃

記録が武器にならない工場の共通点

「記録はあるのに、武器になっていない」工場には共通点があります。

ワイが見てきた限り、だいたい3パターンのどれか（または全部）に該当します。

①「直った」しか書いてない

故障記録を開いたら、対応欄に「復旧済み」しか書いてない。
何をして直ったのかが不明。
交換したのか、リセットしたのか、叩いたのか。

叩いて直ったなら叩いて直ったと書いてほしいんですよ。
それはそれで重要な情報です🔨

何をして直ったかが分からないと、次に同じ故障が来たときに過去の記録が参考にならない。
しかも集計しても「故障→復旧」しかデータがないので、傾向分析もできません。

② 記録のフォーマットがバラバラ

人によって書く粒度が違うパターンです。
Aさんは故障の経緯・原因・対策まで5行書く。
Bさんは「モーター交換」の1行で終了。

Bさんの記録を開いたときの気持ち、分かりますか？

多分ワイの職場にいたらいじめられると思います。（嘘）

粒度がバラバラだと集計できません。
「この設備の故障原因で一番多いのは何か」を出そうとしても、Aさんの記録には原因が書いてあるがBさんの記録には書いてない。
データに穴がある状態で傾向分析をしても、結論が出ません。

まあ、書いてあるだけまだマシなんですけどね。

③ 記録はあるが検索・集計できない

紙に手書き。もしくは構造化されていないExcel。
自由記述だけのベタ打ちで、ピボットテーブルも何も効かない。

10年分の記録が溜まっていて、「データはあります！」と胸を張って言えるのに、いざ「じゃあ傾向出して」と言われたら何も出せない。

「データはあるけど何も言えない」。
これが一番つらいやつです💀

このパターンの解決策はExcelの故障記録を”分析できる形”に変えるで整理しています。
プルダウン化と記入ルールの設定だけで、状況はかなり変わります。

①②③のどれかに当てはまったら、記録は「存在するだけのファイル」になっています。
存在するだけで武器にならないファイル。引き出しの中で眠っている故障報告書、何枚ありますか？

武器になる記録に必要な項目

「原因不明」を放置しない：分類して次の一手を決めるで書いた4項目を覚えていますか？

① 何を調べたか
② 何が分かったか
③ 何が分からなかったか
④ 次に再発したら何を確認するか

この4つは「原因不明」の故障に対して、次の担当者に引き継ぐための記録です。
これに加えて、稟議の根拠にするには以下の項目が必要になります。

ワイが実際の故障分析で使っている項目を並べます。

1. 日時（いつ発生したか）
2. セクション（どのエリア・ラインか）
3. 電気品（どの機器・部品か）
4. 故障モード（どのように壊れたか：焼損・断線・動作不良等）
5. 故障原因（なぜ壊れたか：経年劣化・過負荷・設定ミス等）
6. 故障対応人数（何人で対応したか）
7. 設備停止時間（ラインが止まった時間）
8. 修理対応時間（実際に修理にかかった時間）
9. 対応者（誰が対応したか）
10. 故障概要欄（自由記述。状況の詳細）

「これ全部やんの？」って声が聞こえてきそうですが、全部いきなり完璧に記録する必要はないです。

まず「設備停止時間」と「故障モード」と「故障原因」の3つだけでも揃えてください。

この3つが揃えば、集計して稟議の根拠にできます。

「対応人数」と「修理対応時間」があると、さらに強くなります。
人件費の算出に使えるからです。
「この故障に毎回3人×2時間かかっています」は、コスト感を上に伝えるのにかなり効きます。

ポイントを2つだけ。

1つ目。
上の項目はワイの現場のものです。
自分の工場に合わせてカスタマイズするのが前提です。
「焼損」「断線」などの故障モードも、工場によって出やすい壊れ方が違います。

2つ目。
大事なのは「誰が書いても同じ粒度になる」ことです。
故障モードや故障原因はプルダウン選択式にすると粒度が揃います。
フリーテキストだと「モーター異常」「モータ不良」「M故障」で表記揺れが発生して集計不能になります。
このあたりはExcelの故障記録を”分析できる形”に変えるで詳しく書いています。